“Als je doet wat je deed, krijg je wat je kreeg” – Albert Einstein

Tijd voor iets nieuws?
De jaarrekening van 2023 is klaar en het eerste kwartaal is afgesloten; de start van het jaar is gemaakt. Wanneer er nog wordt gewerkt met begrotingen, is het tijd om alvast naar het nieuwe jaar te gaan kijken. De traditionele begroting is niet langer de enige manier om je organisatie te sturen. Met een rolling forecast of sturing op KPI’s kun je je organisatie flexibeler, efficiënter en doelgerichter sturen. Is het tijd om afscheid te nemen van je begroting?

Naast organisaties die werken met een begroting, zien wij ook voorbeelden van organisaties waar gewerkt worden met een rolling forecast of KPI’s (Key Performance Indicators) met normen. We zetten graag de voor- en nadelen op een rijtje.

Een rolling forecast: dynamisch en toekomstgericht
Een rolling forecast is een dynamisch alternatief voor de traditionele begroting. De forecast wordt continu bijgesteld op basis van nieuwe informatie, waardoor je altijd een up-to-date beeld hebt van je financiële situatie. Dit geeft je meer grip op je organisatie en je kunt sneller inspelen op veranderingen.

Voordelen van een rolling forecast:

• Realistischer: Een rolling forecast is realistischer dan een begroting, omdat deze voortdurend wordt bijgesteld met nieuwe informatie.
• Flexibeler: Met een rolling forecast kun je je plannen sneller aanpassen aan veranderende omstandigheden.
• Meer inzicht: Een rolling forecast geeft je meer inzicht in je financiële performance, waardoor je betere beslissingen kunt nemen.
• Toekomstgericht: Een rolling forecast focust zich op de toekomst, wat essentieel is om je doelstellingen te behalen. Met een rolling forecast kan je twee tot drie jaar vooruitkijken. Hierdoor kan je beter inspelen op de ontwikkelingen en eerder interventies plegen om jouw organisatie in control te krijgen en te houden.

Wil jij de volgende stap zetten? Focus op wat echt belangrijk is
Naast een rolling forecast kun je ook sturen op Key Performance Indicators (KPI’s) met organisatie specifieke normen. KPI’s zijn meetbare indicatoren die de prestaties van je organisatie op verschillende gebieden weergeven. Door te sturen op KPI’s kun je je focussen op wat echt belangrijk is voor je organisatie.

Denk aan KPI’s als bedbezetting, productiviteit, ziekteverzuim, rendement op zorg en rendement op vastgoed. Telkens wordt de realisatie afgezet tegen de norm om te bepalen hoe goed de organisatie in control is. Het voordeel van het sturen op KPI’s is dat je niet hoeft te wachten op maandafsluitingen voordat de informatie beschikbaar wordt. Iedere dag is de meest actuele data beschikbaar en op ieder moment kan er bijgestuurd worden.

Voordelen van sturing op KPI’s:

• Focus: Sturing op KPI’s helpt je om je te focussen op de belangrijkste aspecten van je organisatie.
• Transparantie: KPI’s maken de prestaties van je organisatie transparant, waardoor je ze makkelijker kunt verbeteren.
• Motivatie: KPI’s kunnen medewerkers motiveren om betere prestaties te leveren.

Wat is er nodig om jouw business in control te houden?
De beste methode voor jouw organisatie hangt af van een aantal factoren, zoals de grootte van je organisatie, de complexiteit van je activiteiten en de mate van verandering in je markt.

Ongeacht de keuze voor een sturingsmodel, het principe blijft dat de basis op orde moet zijn. Definities moeten duidelijk en bekend zijn en geen vragen meer opleveren. Belangrijke aandachtspunten hierbij zijn de doorbelastingen van overheadkosten en de splitsing tussen zorg en vastgoed. Ook de boekhouding moet zuiver zijn met een heldere grootboek- en kostenplaatsstructuur passend bij de rapportage wensen. Als de basis op orde is, kan het gesprek worden gevoerd over de resultaten in plaats van over de verdeling. Er kunnen acties bedacht worden om de resultaten te verbeteren.

Waarom zou je nu aan de slag gaan?

• Geef gehoor aan het gevoel dat het beter kan. Zonder actie komt de gewenste verbetering nooit tot uiting.
• Vooruitzien is regeren. Vooruitkijken vanuit een strategie helpt om jouw business meer in control te laten zijn in plaats van je te laten leiden door de waan van de dag.
• De zomerperiode is de perfecte tijd om met benen op tafel na te denken wat er beter kan. Vergeet ook niet om in actie te komen.

Is je huidige manier van sturen niet langer effectief? Dan is het nu tijd om actie te ondernemen. Laat je eens vrijblijvend adviseren over de mogelijkheden van een rolling forecast of sturing op KPI’s.

Tijd voor actie!
Ontdek welk sturingsmodel het beste past bij jouw organisatie. Onze adviseurs Jesse, Yvon of Mart helpen je graag met een vrijblijvende sparsessie om zo je business nóg meer in control te krijgen.

Laat je inspireren en ga op zoek naar een nieuwe, frisse manier van sturen!

Wil je nog meer lezen over de kaderbrief en het meerjarenmodel? Lees dan onze blog ‘De kaders schetsen’.

Samen de toekomst creëren

Ga eens na voor jezelf. Als je ouder wordt, wil je graag zo lang mogelijk thuis blijven wonen. Ten minste, veel mensen willen zo lang mogelijk thuis wonen én eigen regie blijven houden over het leven dat je leidt. Maar kan dat? In het nieuws zul je ongetwijfeld berichten lezen waardoor je je zorgen zou kunnen maken over je oude dag. Zorgorganisaties in de langdurige zorg zijn echter hard aan het werk om de langdurige zorg te veranderen, met innovatie en samenwerking als sleutelwoorden. In deze blog lees je hoe wij samen met zorginstellingen de uitdagingen van de toekomst aangaan, zodat ook jij straks je oude dag kunt vormgeven zoals jij dat het liefste wil!

Het goede gesprek als basis

Wat is jouw beeld van ouder worden? Weet jij eigenlijk hoe je ouder wil worden of hoe jouw dierbaren dit zien? Wat zijn hun wensen en dromen eigenlijk? De campagne ‘Praat vandaag over morgen’ nodigt iedereen uit om in gesprek te gaan over hoe jij je oude dag voor je ziet. En wat je wel of juist niet wil. Het gaat er namelijk niet alleen om dat de zorg goed geregeld is; maar juist ook dat deze past bij jouw persoonlijke wensen en een waardig leven ondersteunen. Ook zorginstellingen zijn steeds meer bezig met ‘het voeren van het goede gesprek’, ook met elkaar. Door elkaar op te zoeken aan regionale tafels en in regionale samenwerkingen gaan zij de uitdagingen van de toekomst tegemoet en slaan ze de handen in een rondom vele thema’s.

Langer thuis, hoe doe je dat dan?

Veel ouderen willen zelfstandig wonen en zo lang als dat kan eigen keuzes maken: eigen regie! Eigen regie houden over je leven klinkt heel mooi. Maar het daadwerkelijk toepassen van die eigen regie vraagt iets van jezelf én van zorgprofessionals. Van “zorgen voor” naar “ervoor zorgen dat”. Zorgprofessionals worden getraind om ouderen te helpen zoveel mogelijk hun eigen leven te leiden. Dat vraagt om een andere kijk op zorg, met meer aandacht voor preventie, revalidatie en inzet van ondersteunende technologie. Niet overnemen maar helpen en het leren van vaardigheden. Door ouderen te helpen zo zelfstandig mogelijk te leven houden ze zoveel mogelijk eigen regie en kunnen ze langer thuis wonen.

Modern werkgeverschap

De krapte op de arbeidsmarkt is een grote uitdaging in de langdurige zorg. Om voldoende en goed personeel te vinden en te behouden, is het belangrijk om te investeren in een prettige werkomgeving. Steeds meer organisaties bieden opleidingen op maat, flexibele(re) werktijden en moderne arbeidsvoorwaarden. Ook wordt er bijvoorbeeld gewerkt met organisatiebuddy’s die nieuwe collega’s helpen onboarden. En organisaties zetten zich in om mensen met een andere culturele achtergrond dan de Nederlandse cultuur een vliegende start te bieden in de zorg.

Woonzorgconcepten en technologie

Zo lang mogelijk thuis blijven wonen is praktisch niet altijd mogelijk. Althans, nog niet. Woningen zijn lang niet altijd geschikt voor je oude dag. Daarnaast is het voor zorginstellingen praktisch gezien niet mogelijk om bij alle ouderen in de wijk langs te gaan als mensen ver van elkaar vandaan wonen. Daarom zie je steeds meer “geclusterde” woongroepen ontstaan, waar ouderen dichtbij elkaar wonen. Op die manier ontstaat als het ware een community met zelfstandige ouderenwoningen. De woningen zijn zelf op aangepast en voorzien van ondersteunende technologie. Denk bijvoorbeeld aan slimme gordijnen, medicijndispensers of slim incontinentiemateriaal. Deze middelen zijn bedoeld om de zelfstandigheid en veiligheid van mensen te vergroten én verlicht daarnaast de werkdruk voor de zorgprofessionals

Samen de toekomst van zorg vormgeven

In al deze uitdagingen is samenwerken de sleutel tot succes! We nodigen je graag uit om contact met ons op te nemen om te bespreken hoe we jouw organisatie kunnen ondersteunen bij het realiseren van innovatiedoelen. Samen kunnen we de zorg van morgen vormgeven, waar jij centraal staat en waar zorgprofessionals met plezier en voldoening hun werk kunnen doen.

Een periode van deadlines, druk en taart

De winterjas kan weer de kast in, en de lentekriebels komen eraan. De piek van het eerste kwartaal is achter de rug. Voor controllers betekent dit dat er tijd vrijkomt om te reflecteren op de afgelopen drukke maanden en te genieten van weer wat meer rust.

De start van het jaar is altijd een hectische periode. Deadlines komen dichterbij, de druk neemt toe. Je bent tegelijkertijd bezig met het afsluiten van het vorige boekjaar én het opstarten van het nieuwe. De deadlines zijn strak, want de accountants komen eraan. Uitloop is geen optie, want die hebben nog meer klanten te bedienen. En dan is er ook nog de start van het jaar, met alle nieuwe tarieven die tijdig verwerkt moeten worden.

Een jaarlijkse worsteling

Ieder jaar weer ervaar ik diezelfde stress: “Ik ren me de benen uit mijn lijf.” Waarom moet dit allemaal tegelijk? En dan verzin ik het ook nog om nu deze blog te schrijven…

Opstarten van het nieuwe boekjaar

Het opstarten van het nieuwe boekjaar vraagt veel tijd en energie.  Tarieven moeten contractueel vastgelegd worden in samenwerking met contractmanagement. Vervolgens worden deze ingericht in verschillende systemen, samen met functioneel beheer en/of business control. Ook moeten er nieuwe afspraken gemaakt worden met onderaannemers en andere partijen. De analyse of alles goed is ingericht is cruciaal, want fouten kunnen kostbare vertragingen opleveren.  Een belangrijke vertragende factor is dat met name de contracten vanuit WMO en Jeugdwet pas laat of zelfs in het nieuwe jaar definitief worden. Dit kan leiden tot onduidelijkheid en vertraging in de planning en uitvoering van het proces.

Jaarafsluiting en balansrekeningen

Terwijl het nieuwe jaar wordt opgestart, vraagt ook de jaarafsluiting aandacht. Balansrekeningen moeten worden opgeschoond en het eindsaldo moet worden onderbouwd. Uit ervaring kan ik zeggen dat dit soms een behoorlijke breinbreker is. Denk bijvoorbeeld aan de aansluiting van de omzet met de productieverantwoording en de nog te factureren positie. Complexiteit neemt toe wanneer verschillende financieringsvormen en contracten met afwijkende looptijden (afrekeningen) door elkaar heen lopen. Een ander voorbeeld is het bepalen van de terug te betalen saldi aan zorgverzekeraars door overschrijding of onderschrijding van de omzetafspraken (schadelast). Dit kan over meerdere jaren heen gaan, doordat de afwikkeling en terugbetaling niet snel tot stand komt. Maar als het dan lukt om de boekhouding met de werkelijkheid aan te sluiten, geeft het zeker een goed gevoel! De puzzel is weer gelegd!

Vitaliteit onder de aandacht

De deadlines, de stress, het gevoel in een achtbaan te zitten: herkenbaar? Wees gerust, je bent niet de enige. Wij snappen dat deze periode impact kan hebben op hoe je erbij zit. Daarom vinden wij het belangrijk om extra aandacht te besteden aan elkaar tijdens deze drukke tijden. We moedigen een cultuur aan waarin het oké is om hulp te vragen, om pauzes te nemen en om successen te vieren, hoe klein ze ook zijn. Flexibiliteit en een open communicatie dragen bij aan het bevorderen van veerkracht tijdens deze piekperiodes. Het draait allemaal om het vinden van de juiste balans en om met elkaar in verbinding te blijven. Ook al is de jaarovergang een drukke periode, het is ook een tijd van samenzijn en elkaar helpen. Je staat er niet alleen voor. Samen komen we er wel!

En het antwoord is altijd taart. Want even samen ontspannen en genieten, dat is de beste beloning na hard werken.

Wil je meer weten over hoe gzicht je kan helpen in drukke tijden? Neem dan contact met ons op of stuur Yvon een bericht. We helpen je graag met het optimaliseren van je processen.

Onze ervaringen bij het [Ont]Regel de Zorg Event!

Het [Ont]Regel de Zorg event startte met een interactieve sessie met Marcel Canoy, hoogleraar gezondheidseconomie aan de VU. Hij stelde voor om medewerkers te laten meelopen met de cliënt in het proces vóór en na hun eigen werkzaamheden. Dit geeft hen een perspectief op hun eigen rol in het zorgproces, ook in die stappen waar zij niet dagelijks mee te maken hebben, én gaf een kans om de eigen rol in het proces te optimaliseren. Dit was slechts het startschot voor een dag vol inspiratie!

De oplossingenmachine ontmaskeren

Schrijver Wouter Hart onthulde een cruciale oorzaak voor regelgeving: de ‘oplossingenmachine’. Deze machine wil te snel kant-en-klare oplossingen aandragen, terwijl het essentieel is om eerst de kern van het probleem te begrijpen. Hij daagde ons uit om juist niet direct oplossingen te bedenken, maar in plaats daarvan eerst de vraag te stellen: ‘Wat is het échte probleem?’ Een vraag zet het eigen kompas aan, terwijl een oplossing het juist uitzet.

Ontregeling: meer dan regels schrappen

In de workshops die volgden, ontdekten we dat ontregeling verder gaat dan enkel het schrappen van regels. Het draait ook om communicatie, samenwerking en de cultuur binnen een team.

De sleutel tot succes?

• Betrek het team: bepaal samen de aanleiding en het doel van ontregelen, om draagvlak te creëren.
• Identificeer knelpunten: zoek samen uit welke regels het meeste tijd en energie kosten.
• Laat de praktijk leiden: geef degenen in het primair proces de leiding.
• Onderscheid noodzakelijk en overbodig: prioriteer en stel een plan van aanpak op voor de belangrijkste regels.
• Focus op de bedoeling: los regels op vanuit de bedoeling – vraag jezelf af wat je oorspronkelijk wilde bereiken met de regel.

Diepere oorzaak van overbodige regels

Achter overbodige regels schuilt vaak een diepere oorzaak. De meest voorkomende achterliggende oorzaken van overbodige regels zijn:

• Verschillende beleving van nut en noodzaak;
• Niet-efficiënte werkprocessen;
• Gebrek aan vertrouwen;
• Onduidelijkheid over herkomst en verplichtingen;
• Onvoldoende discussie over regels.

Niet alleen is het belangrijk om bestaande regels te schappen of om te buigen (waarbij we overigens leerden dat ontregelen vaker neerkomt om ombuigen dan op schrappen van regels). Tijdens het opstellen van nieuwe regels is het van belang om deze te toetsen op noodzakelijkheid, werkzaamheid en doelmatigheid!

Enkele andere waardevolle tips die wij meenemen

💪 Heb moed! Tegenkracht is groot en angst kan overheersen, maar met vertrouwen en steun voor de voorlopers kom je verder.. Initiatief nemen voor verandering is niet vanzelfsprekend.

📊 Projectmanagement is een vak! Kies zorgvuldig, evalueer en durf te stoppen met niet-werkende projecten.

⏳ Investeer tijd in oplossingen! Het ontrafelen en oplossen vergt tijd, maar de beloning is enorm.

🤔 Begrijp het nut van regelgeving! Maak ‘moeten’ tot ‘willen’.

🔍 Maak problemen klein & concreet! Breng problemen terug tot specifieke situaties.

Het [Ont]Regel de Zorg event was een waardevolle dag vol inzichten en inspiratie. Wij zijn er klaar voor om onze blik op regels en processen te veranderen en samen de zorg te optimaliseren!

Enthousiast geworden?

• Bezoek de website: https://www.ordz.nl/
• Sparren of hulp nodig? Wij denken graag met je mee! Neem contact op met Meggie Derks, Lisanne van ’t Sant of Charlotte Verboom

Samen maken we de zorg beter!

#zorgontregeling #samensterk #efficiënterezorg