Gebruik het gekapte hout opnieuw en 4 andere dingen die ik leerde

Ruutger Lenzen
Facilitair management

Ben ik met het juiste bezig? Deze vraag stelde ik mezelf het afgelopen jaar dagelijks tijdens mijn opdracht als huisvestings- en facilitair manager bij de Bascule (nu Levvel). Ik geef 5 tips die jij als manager in de zorg moet weten.

1. Onderscheid financiële, sociale en ecologische winst

In toenemende mate worden cliënten en werknemers bewust van de winst die te behalen valt in onze leefomgeving. Ook gemeenten stellen in contractafspraken steeds vaker eisen aan de CO2 foodprint of een ‘social return on investment’ (SROI). Deze onderwerpen zullen in de toekomst een steeds grotere rol spelen bij de financiële afspraken. De waarde die je als zorgorganisatie toevoegt is gigantisch. Neem in de rapportage dus niet alleen je financiële winsten mee. Rapporteer ook over de winsten die je behaalt op ecologisch en sociaal gebied. Gebruik dus het gekapte hout opnieuw, plant vervolgens nieuwe bomen, huur de Pits keuken in voor je restaurant, door te koken met cliënten van Levvel.

Let op: Ik heb het niet over maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO). Het is vanzelfsprekend dat de gebouwen energiezuinig zijn ingericht, afval wordt gescheiden en het team divers is.

2. Zorg voor draagvlak bij managers van de bedrijfsvoering

Samenwerking tussen de bedrijfsvoering en de ondersteunende diensten is essentieel voor het facilitair bedrijf. Als je geen draagvlak hebt bij de bedrijfsvoering, behandelzaken en zorginhoudelijke managers kun je niet aan alle eisen en wensen voldoen van de organisatie. Zet als facilitair manager de cliënt centraal, gevolgd door de werknemers. Je moet samen tot de juiste zorg komen en realiseer dat je het samen doet voor de zorg. Sluit daarbij de verschillende processen van de voor- en achterkant goed op elkaar aan.

3. Kosten en budgettering

Als facilitair manager heb je geen invloed op de productiekant maar probeer je de productie te ondersteunen. Als ondersteunende dienst zijn we onderdeel van ‘de overhead’ oftewel de kostenkant. Bezuinigingen zijn aan de orde van de dag. Om snel geld te besparen raad ik een uitgave-analyse aan, om te kijken wat de grootste kostenposten zijn. Voorbeelden zijn schoonmaak of groenonderhoud. Realiseer met de inkoper een besparing door met de leveranciers nieuwe prijsafspraken te maken. Maak voor een verdere afstemming met het bedrijf een investeringsbegroting. Geef aan waar je geld aan uitgeeft, omdat de zorgkant de klant is. Bij een nieuwe investering haal je eerst budget op voordat je tot actie overgaat.

4. Doe ‘wat ertoe doet’ 

Via verschillende lijnen komen de vragen uiteindelijk bij de faciliterende partij. De acties die daaruit voortkomen kunnen worden verdeeld in wensen en eisen. Als er meerdere acties verbonden worden aan een activiteit spreken we van een project en terugkerende acties leg je vast in een kalender. Maak onderscheid tussen wensen en eisen en ga aan de slag met de essentie. Doe dit aan de hand van deductie: het toewijzen van de acties in een systeem. Gebruik daarbij Getting Things Done van David Allen of richtlijnen van het essentialisme, simplisme en minimalisme.

Let op: Gaat je energie naar het juiste? Neem de tijd om te herontdekken welke 20% van de acties die je uitvoert zorgen voor 80% van de uitkomst (Pareto-principe). Richt je daarop. Ga uit van ‘normaal is niet hetzelfde als goed’

Niet 5 maar 1. Mensen zijn het belangrijkst

Ik heb onze mensen keihard zien werken. Zelfs blootgesteld aan het coronavirus is iedereen bereid zich in te zetten. Van mijn opdrachtgever Robert Dekker kreeg ik de tip om daarbij geen signalen te negeren en te zorgen dat emoties worden benoemd. Geef de werknemers ruimte in verwachtingen en tijd door het voor ze op te nemen in het managementoverleg. Haal de klachten op, leg de pijn bloot, maar neem het wel op voor de werknemers. Vervolgens doe je hetzelfde met de complimenten. Deel in het wekelijkse overleg een tip en een top. Zo bouw je aan een team. Zorg dat je medewerkers spreekt en kijk ze in de ogen aan.

In het afgelopen jaar heb ik me ontwikkeld van een projectleider naar een manager bij mijn opdracht bij Levvel. Hoewel de functie niet altijd makkelijk was, heb ik veel geleerd in mijn rol binnen het team en de facilitaire dienst. In het komende jaar wil ik mij breder ontwikkelen in andere aspecten van de bedrijfsvoering. Zo werk ik nu mee met businesscases, kostprijsmodellen en meerjarenmodellen. Daarnaast heb ik een cursus planning en control gevolgd.

Vind je het leuk om met mijn ondernemende geest over bedrijfsvoering te sparren? Ik kom graag langs voor een kop koffie. Neem contact met me op.

Deel deze post: